par Vous avez des piles de documents papier mal organisés et répartis un peu partout dans les espaces de rangement de vos bureaux ? Il est temps de songer à l’externalisation de la saisie de vos données ! Un prestataire de saisie se chargera de tous les numériser, ce qui représente de nombreux avantages. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle la plupart des entreprises de nos jours optent pour cette solution stratégique. Mais qu’est-ce que la saisie de données ? Et quels sont les avantages d’externaliser cette tâche ? Les réponses dans cet article.
Qu’est-ce que la saisie de données ?
La saisie de données consiste généralement à transformer des documents papier en documents numériques afin de pouvoir les stocker dans une base de données. De nos jours, il s’agit de la meilleure solution pour rester organisé dans une entreprise.
La numérisation peut s’appliquer à pratiquement tous types de documents, qu’ils soient comptables, juridiques, commerciaux ou autres. Un service de saisie de donnée se chargera de collecter les données, les trier, les saisir, les formater et les insérer dans la base de données de l’entreprise cliente. Chaque employé y étant autorisé aura alors accès à ces données numérisées.
Quels sont les avantages d’externaliser la saisie des données de son entreprise ?
Externaliser la saisie des données de son entreprise est une solution très avantageuse. Voici notamment les 3 principaux bénéfices que vous pourrez en tirer :
Une meilleure organisation
Le premier avantage d’avoir recours à un service de saisie de données est de pouvoir être mieux organisé. En effet, les opérateurs de saisie se chargeront de numériser tous vos documents et de les classer selon vos recommandations. Ainsi, vous n’aurez plus à perdre du temps à chercher des documents papier dont vous avez besoin au fin fond de vos espaces de rangement. Il ne vous restera plus qu’à ouvrir la base de données et taper un ou des mots clés pour trouver le document en question.
De plus, vous pourrez consulter, modifier et diffuser vos données à tout moment à partir de tous vos appareils connectés. Parallèlement, vos bureaux auront un meilleur aspect sans les montagnes de dossiers qui peuvent éventuellement trainer un peu partout. Cela a d’ailleurs été prouvé que travailler dans l’ordre optimise la productivité. Cette solution ne peut donc qu’être bénéfique pour le développement de votre entreprise.
Des données en sécurité
Faire appel à un service de saisie de données c’est aussi la meilleure solution pour garder vos données en toute sécurité. Vous n’êtes pas sans savoir que les documents papier ne sont pas éternels. Ils peuvent se détériorer avec le temps, ou tout simplement être détruits à la suite d’un accident (un incendie, une inondation…) ou d’un sabotage.
Les documents numérisés quant à eux sont bien éternels (à moins qu’internet disparaissent un jour…). Ces derniers seront tous stockés dans une base de données bien sécurisée, généralement dans le Cloud. Il n’y a donc aucun risque que vous les perdiez. De plus, les opérateurs de saisie sont soumis au secret professionnel. Vos informations sensibles ne risquent donc pas d’être dévoilées.
Une solution à la fois professionnelle et économique
Se tourner vers une entreprise de saisie de données c’est profiter de l’expertise de professionnel en la matière pour un prix avantageux. Elle met à votre disposition des opérateurs formés et qualifiés utilisant du matériel de qualité pour saisir et traiter chacun de vos documents. Vous pourrez confier n’importe quel type de document à ces derniers, y compris les plus complexes. Ils se chargeront de tous les réaliser sans erreurs dans les temps impartis.
En revanche, embaucher des salariés pour s’occuper de cette tâche nécessite encore un temps de formation afin qu’ils soient réellement et pleinement opérationnels. Et vous aurez encore à investir dans du matériel informatique (bureau, ordinateur, imprimante, scanner…).
En outre, un service de saisie de données externalisé facturera normalement son client en fonction du volume de document à saisir. Cette solution s’avère être plus rentable que d’engager du personnel en interne qui perçoit un salaire fixe, peu importe le travail qu’il effectue.
